In 7 Schritten zum Vereins-Newsletter

Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Inspiriert von unserem Online-Workshop "Kommunikation leicht gemacht: Vereins-Newsletter" am 7. November 2023 mit Mareike Schmidt, Marketing-Managerin bei der Digitalagentur Wigital, haben wir hier einige ihrer Tipps und unsere eigenen Erfahrungen zum Thema Newsletter aufgeschrieben. Dieser kleine Schritt-für-Schritt-Leitfaden soll Vereinen Mut machen, mit einem eigenen Newsletter zu starten.

1. Warum Ihr Verein einen Newsletter verschicken sollte:

Ein Newsletter ermöglicht es, Vereinsentscheidungen transparent zu kommunizieren. Dies schafft Vertrauen in die Vereinsführung. Durch regelmäßige Updates bleiben Mitglieder engagiert und fühlen sich stärker mit dem Verein verbunden. Kommende Veranstaltungen können zielgerichtet angekündigt werden. Ein Newsletter bietet die Möglichkeit, die Aktivitäten und Erfolge des Vereins nach außen zu kommunizieren. Externe Kontakte, potenzielle Sponsoren oder Interessenten können einen Einblick in die Arbeit des Vereins erhalten.

2. Vorteile eines Newsletters gegenüber anderen Kommunikationswegen, wie z.B. Social Media:

• Alle Altersgruppen nutzen E-Mails
• Unabhängigkeit von Plattformen, die ihre Konditionen und Nutzerbedingungen jederzeit ändern oder vom Markt verschwinden können (siehe das Beispiel Twitter)
• Zielgerichtet (bei Social Media Posts ist unklar, wem sie tatsächlich angezeigt werden)
• Über Tracking können Öffnungsraten und Klicks gemessen werden
• Personalisierung erhöht das Interesse der Leser*innen

3. Der perfekte Newsletter...

• ... hat eine kurze, prägnante Betreffzeile (50-50 Zeichen)
• ... nutzt auch den Preheader, um die Leser*innen neugierig auf den Inhalt zu machen
• ... enthält einen CTA (Call to action = Handlungsaufforderung)
• ... vermeidet Spam-Wörter wie Umsonst/Gratis/Kostenlos
• ... enthält 4-5 interessante Beiträge pro Ausgabe

4. Tools & Ideen für die Redaktion

Wichtiger als ein regelmäßiger Versand oder ein tolles Layout sind relevante Inhalte! Erstellen Sie einen Redaktionsplan: Jubiläen, Feiertage, Jahreszeiten usw. können Aufhänger für Beiträge sein. Weisen Sie auf kommende Veranstaltungen und Aktionen hin. Authentischer als Agenturfotos sind Fotos aus dem Vereinsleben. Achtung: Bildrechte klären (Fotograf und abgebildete Personen)! Kostenfreie Bilder und Grafiken gibt es beispielsweise auf Unsplash oder Canva. Rechtschreibkontrolle nicht vergessen! Wenn kein Freiwilliger zum Gegenlesen zur Verfügung steht, nutzen Sie einfach künstliche Intelligenz, z.B. den Chatbot ChatGPT. Wem das Texten schwerfällt, hilft DeepL Write, ein KI-Schreibassistent mit einem klaren und fehlerfreien Schreibstil.

5. Tipps zum Aufbau eines Verteilers

• Einbindung eines Anmeldeformulars auf der eigenen Website
• Nutzungsrechte abklären: Liegt das Double-Opt-in für diese Kontakte vor, das mir die Erlaubnis gibt, die vorhandenen Kontakte anzuschreiben?
• Analoge Alternative: Schriftliche Einwilligung durch Unterschrift, z.B. durch Auslegen von Anmeldelisten bei Festen, Infoständen usw.
• Bewerbung des neuen Newsletters auf Social Media
• Link zur Anmeldung in den Footer des Newsletters miteinbauen, sodass der Newsletter von den Leser*innen weiterempfohlen werden kann.

6. Bevor Sie mit einem Newsletter beginnen, überlegen Sie sich:

Wer sind die Hauptempfänger des Newsletters? Sind es ausschließlich Vereinsmitglieder, potenzielle Mitglieder, Sponsoren oder die breitere Öffentlichkeit? Eine klare Definition der Zielgruppe hilft dabei, den Inhalt gezielt auf die Bedürfnisse und Interessen der Leser auszurichten.

Was möchten Sie mit dem Newsletter erreichen? Möchten Sie die Mitglieder informieren, die Gemeinschaft stärken, externe Partner gewinnen oder das Vereinsimage verbessern? Die Festlegung konkreter Ziele hilft dabei, den Fokus des Newsletters zu schärfen und die Wirksamkeit zu messen.

7. Empfehlenswerte Newsletter-Tools

Natürlich können Sie auch einfach eine E-Mail schreiben, um die Mitglieder, Sponsoren und Freunde ihres Vereins auf dem Laufenden zu halten. Mit einem Newsletter-Tool haben Sie jedoch viel mehr Gestaltungsmöglichkeiten, Sie können beispielsweise Bilder einbinden. Nutzer könnne sich bequem selbst an- und abmelden und Sie haben die Möglichkeit zu tracken, wie oft Ihr Newsletter geöffnet wird und welche Inhalte besonders gern geklickt werden. Empfehlenswerte Newsletter-Tools sind DSGVO-konform und in der Regel kostenpflichtig - beispielsweise CleverReach oder Rapidmail. Rapidmail gewährt gemeinnützigen Vereinen und Organisationen bis zu 50% Rabatt und bietet - wie wir aus eigener Erfahrung wissen - einen guten Support. Natürlich gibt es noch zahlreiche andere Anbieter auf dem Markt.

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